Estamos próximos de encerrar mais um ano difícil para todos nós, agora é relaxar um pouco, montar a decoração natalina e pensar em novos caminhos. No condomínio é a hora do síndico planejar o novo ano, prestar contas do mandato vigente, organizar a escala de funcionários e cuidar para que todos fiquem bem e em segurança durante as festividades.
Neste artigo vamos apresentar algumas dicas para o síndico encerrar o mês de dezembro e se preparar para o ano que entra.
Questões de escala de funcionários, pagamentos, organização financeira, previsão orçamentária e apresentação de contas ainda estão na pauta de dezembro. Assim, como os cuidados com a segurança durante as festividades.
Veja 4 dicas de como o síndico pode terminar o ano com tudo em ordem e planejar o próximo com as ferramentas disponíveis no Portal da Verti.
1) Preparar a prestação de contas
Normalmente, no final de dezembro ou começo janeiro, haverá uma assembleia para aprovar as contas do ano e ratificar a previsão orçamentária do próximo.
Organize a pasta do condomínio com documentação necessária para a apresentação ao conselho. A Verti fornece mensalmente a pasta digital já organizada para facilitar o trabalho do síndico e Corpo Diretivo.
Analise antes de apresentar os resultados. Se necessário, entre no portal da Verti e busque mais detalhes de alguma conta. Na sua área de finanças existem funcionalidades que permitem detalhar as despesas ou receitas.
Após a aprovação, o próximo passo é a previsão orçamentária. O balanço contábil consolidado e os demonstrativos de despesas organizados, facilitam para o síndico fazer esta previsão.
Não deixe de observar pontos importantes como, por exemplo: fundos de reserva, obras e histórico de inadimplências.
Importante: conhecer a saúde financeira do condomínio é pré-requisito para o síndico planejar o novo ano.
2) Protocolos de segurança com a COVID-19 e com o período de férias
Com a pandemia, o Natal e o Réveillon não serão como nos anos anteriores. Os protocolos de segurança para a covid-19 devem continuar sendo seguidos.
O síndico deve reforçar as orientações de higiene e limpeza, circulação e aglomeração de pessoas em áreas comuns, que precisa ser evitada.
Reforce as orientações de segurança para a portaria, funcionários e moradores.
Utilize sua área de comunicação no Portal da Verti para criar comunicados de forma simples e rápida.
Emita comunicados para:
– lembrar as medidas de segurança para quem for viajar. Como, por exemplo, desligar equipamentos eletrônicos, fechar registros (especialmente o gás), verificar torneiras e janelas abertas.
– enfatizar as regras de sociabilidade e barulho para aqueles que ficarem em casa. Será um momento em que as pessoas podem extravasar tudo que passaram no ano. Entretanto, deve-se respeitar as normas do condomínio.
Para o síndico planejar o novo ano, questões de isolamento devem ser mantidos e a segurança precisa de mais atenção.
3) Não deixe de organizar financeiramente o ano seguinte
Assembleia à parte, para o síndico planejar o novo ano, a organização financeira não pode ser deixada de lado. O ritmo continua o mesmo.
Planejar ações com antecedência vai otimizar seu tempo e energia. Aproveite para verificar, rever e analisar:
- seguro do condomínio;
- renovação de contratos;
- 13º salário e férias dos funcionários;
- Histórico de gastos: manutenções preventivas, pagamentos de fornecedores, impostos, contas de consumo, despesas não programadas;
- A receita do ano; e
- Percentual de inadimplência.
Use o portal da Verti para analisar o fluxo financeiro do ano que se encerra. Sempre se tem a aprender com experiências vividas durante o ano.
No menu finanças você encontrará funcionalidades que lhe permitem fazer esse balanço e verificar quais melhorias serão necessárias para o próximo ano.
Uma boa análise financeira permite ao síndico planejar o novo ano para uma gestão mais tranquila e ciente dos recursos que o condomínio dispõe.
4) Planeje a escala de funcionários para Natal e Ano Novo
Como comentamos acima, a época de Natal e Ano Novo requer alguns cuidados especiais. Lembre-se de montar um plano de revezamento junto aos funcionários. São dois feriados próximos que pode acumular férias.
Os serviços de limpeza, manutenção e segurança não podem parar por completo.
Com certeza aumentará o lixo. Desse modo, lixeiras e depósitos de lixo devem ser os locais de maior atenção. Importante lembrar que o acúmulo provoca o aparecimento de baratas, ratos e odores desagradáveis.
Se necessitar de um folguista é importante avisar aos moradores quem é o funcionário temporário e quem substituirá. Oriente o zelador a passar o trabalho detalhadamente.
Resumindo
A chegada de um novo ano demanda atividades específicas na administração de qualquer condomínio. Além de se preparar para as festas, cabe ao síndico planejar o novo ano.
A gestão financeira sempre é um ponto que deve ser observado com atenção, portanto, é imprescindível ter ferramentas que ajudem na análise detalhada.
O portal da Verti possui ferramentas que ajudam o síndico a planejar fim de ano. Conheça as funcionalidades para administração de condomínios e facilite a sua gestão no próximo ano. Portal de gestão condominial da VERTI: seu condomínio administrado com um toque.