Como otimizar a rotina dos funcionários?

A administração de um condomínio envolve uma série de responsabilidades e execuções, e a eficiência dos funcionários desempenha um papel fundamental no funcionamento do prédio.

Otimizar a rotina dos funcionários é uma habilidade que vai ajudar muito, não apenas melhora a qualidade de vida dos moradores, mas também contribui para a gestão eficaz dos recursos.

E para o síndico, é benéfico da mesma forma porque ele terá mais tempo para sua vida familiar, profissional e pessoal.

Neste artigo, vamos apresentar algumas estratégias para otimizar a rotina dos funcionários no condomínio.

Estabeleça a rotina do zelador

O zelador é o braço direito do síndico. É função dele cuidar da manutenção e fiscalizar as tarefas de cada colaborador.

O síndico deve montar com ele um manual de procedimentos a ser seguido de acordo com os encargos de cada um.

Além disso, inspecionar equipamentos e locais de acordo com o tempo a ser definido, seja diário, quinzenal ou mensal.

Defina os horários de trabalho e descanso

Cada funcionário deve ter clareza de seus horários, quer de entrada, refeição, lanche, saída etc.

Dependendo da situação, pode ser que alguém substitua o porteiro para um intervalo de refeição, ou funcionários, com funções iguais, que tenham horários diferentes.

A partir do momento em que você tem horários estabelecidos, as tarefas se desenvolvem dentro do horário estipulado e do hábito se faz a disciplina.

Invista em treinamento

Um funcionário bem-informado e bem treinado demonstra segurança e é produtivo.

Esclarecer e repassar as informações do regimento interno é uma tarefa importante, neste caso ele ficará mais cuidadoso ao que pode ou não ser feito.

Os treinamentos específicos, também, não podem faltar, pois deixarão a equipe autoconfiante e capaz de solucionar problemas de emergência.

Apresentar a cada funcionário suas tarefas e atribuições bem claras para que não haja dúvidas.

Com isso há uma padronização e todos estarão alinhados com o método de trabalho do síndico.

Faça um registro de atividades

Quando há apontamentos das atividades feitas, há maior clareza de como anda todo o complexo condominial.

A visualização ajuda na rotina e a reparar algumas falhas na realização das tarefas.

Um cronograma a ser realizado deixa o colaborador mais tranquilo e com as metas a serem realizadas.

Tenha uma boa comunicação com os colaboradores

Um celular de uso do zelador , que poderá informar em tempo real ao síndico, eventuais ocorrências de mais urgência é importante.

Hoje os condomínios utilizam murais eletrônicos (são as telas localizadas nos elevadores), além disto, são disponibilizados comunicados através da plataforma ou administradora.

Periodicamente, faça um feedback e perceba se está tudo caminhando dentro das expectativas.

Promova a colaboração entre os funcionários

Da mesma forma, incentivar a colaboração entre os funcionários é essencial para otimizar a rotina deles em um condomínio.

Estabeleça equipes de trabalho ou grupos de discussão para resolver problemas específicos ou melhorar os processos. A troca de ideias e a colaboração podem levar a soluções mais eficazes.

Por fim, tenha uma administradora que é parceira

Sem uma administradora parceira que te ajude nessa otimização, muito esforço será em vão.

A administradora deve estar do lado do síndico apoiando e orientando no que for preciso para uma gestão equilibrada e competente.

Nós, da Verti, temos uma equipe especializada para atender você, dando um atendimento personalizado de acordo com as suas necessidades em relação ao condomínio.

Perceberam de que forma a otimização pode ajudar?!

Dependendo do processo, no começo leva um pouco de tempo para montar, porém, como resultado, o funcionário produzirá mais e poderá oferecer um serviço superior em eficiência e qualidade.

Um funcionário motivado e com autonomia deixa o síndico e todos os moradores seguros e felizes.

E você, síndico, sabe como otimizar a rotina dos funcionários?

Teve outras experiências, além dessas? Compartilhe com a gente!

Se está com dificuldade, entre em contato com nossa equipe que iremos lhe ajudar no que for preciso.