Durante uma reunião de assembleia, o síndico é questionado sobre uma decisão “x” ao invés de optar por “y”. Os condôminos não concordavam com a decisão tomada. Ao tentar responder os questionamentos, o síndico pede para o representante da administradora complementar a explicação da decisão. O que ele diz: “Fizemos o que o síndico pediu”.
Na época, o síndico havia consultado a equipe da administradora antes de tomar a decisão. E foi orientado a tomar a decisão “x”.
O que aconteceu ao fim da assembleia? Ele rompeu com a administradora. Viu que não havia comprometimento e parceria.
Diante disso, qual é o papel das administradoras de condomínios na gestão do síndico? Ficar só na parte burocrática, administrando o básico, o necessário, e deixar o síndico na mão quando ele precisa?
Pagamentos em dia e pastas organizadas não são suficientes para considerar que uma administradora é boa.
Neste artigo queremos demonstrar o que uma verdadeira administradora deve ter para de fato contribuir com a gestão do síndico.
Principais funções das administradoras de condomínios
As funções que relacionamos a seguir são no mínimo básicas para uma empresa que se propõe administrar um condomínio:
- preparar assembleias;
- cuidar das contas a pagar;
- emitir e distribuir comunicados;
- gerenciar os recursos financeiros;
- realizar cobrança de inadimplentes;
- administrar encargos sociais e trabalhistas;
- gerenciar os processos dos funcionários de admissão, férias e demissões;
- Atendimento aos moradores, com fornecimento e esclarecimento de dúvidas sobre eventuais problemas administrativos;
- Supervisão e controle sobre os mandatos do síndico e do conselho consultivo;
- Monitoramento junto ao síndico sobre espaços e áreas comuns do edifício, gerindo qualquer planejamento de mudanças;
- Administração sobre o CNPJ, CCM e Certificado Digital do condomínio garantindo atualização e regularização sobre eventuais questões jurídicas;
- Transcrição das atas do livro administrativo para documentos reconhecidos em cartório
Além disso, o suporte direto ao síndico é imprescindível. Da mesma forma, tirar dúvidas dos condôminos sempre que for acionada.
Não basta fazer uma listinha de moradores e gerar boletos.
Uma administradora tem que ser completa em ferramentas, estratégias e eficiência.
A qualidade de atendimento
Este assunto é um destaque à parte. Se logo no início não há um bom atendimento, esqueça! Não vai melhorar.
O atendimento bem-feito é aquele em que há vários canais de comunicação e que sejam eficientes. Assim como não deixar o condômino tanto tempo esperando ou sem resposta.
De que adianta oferecer telefone, e-mail, WhatsApp, chat, portais, apps, se a pessoa que está do outro lado para atender “não atende”?
Ter uma equipe bem preparada, preocupada em solucionar dúvidas e problemas é um diferencial para uma empresa que trabalha com gestão de pessoas.
Destacamos os seguintes pontos:
- respostas objetivas;
- comunicação clara e direta;
- prioridade na relação humana;
- funcionários treinados e facilitadores;
Com a pandemia ainda causando restrições e problemas de convivência, esta relação deve ser a mais empática possível. Sobretudo pela angústia e a situação de ficar “preso” em casa. Não é fácil.
Se houver um mau atendimento por parte da administradora, priora mais ainda.
Empresas atualizadas e que usam tecnologia
Outro ponto importante, são administradoras de condomínios modernas e bem desenvolvidas tecnologicamente.
Uma administradora que investe em tecnologia de ponta e inovação para um atendimento simples e confiável, proporciona agilidade e eficiência.
Ou seja, otimiza tempo e energia do síndico e moradores. Assuntos tal qual comunicados, convenção, regimento interno, pastas digitalizadas, classificados, etc., precisam ser acessíveis a qualquer morador registrado.
Ainda é possível obter vantagens para o condomínio com conveniências. Veja como em nosso artigo: Você já conhece as conveniências do Portal da Verti?
Como avaliar se administradora vai realmente contribuir com a gestão do síndico
Quando o síndico ou moradores pesquisam no mercado as administradoras de condomínios em sua região, acabam se deparando com algumas opções. Contudo, como saber se elas realmente vão prestar um serviço de qualidade?
Antes de tudo, é importante verificar se elas são empresas credenciadas no PROAD, SECOVI-SP e AABIC. Isso é premissa para ter a garantia de que os processos e atendimento são auditados e seguem um padrão de qualidade.
Além disso, é importante se atentar em:
- quais as tecnologias apresentadas? O aplicativo é de fácil manuseio?
- quais são as referências que ela apresenta?
- qual a formação da equipe que vai te auxiliar?
- quanto tempo tem de experiência no mercado?
- o contrato de prestação de serviços vem de forma detalhada?
- há algum protesto, negativação ou processo judicial contra ela?
- como é o suporte técnico administrativo (planejamento, previsão orçamentária, avaliação de despesas)?
- existe uma consultoria jurídica para dar assistência em diversos assuntos, especialmente na parte trabalhista?
Estas perguntas são apenas uma ideia inicial do que você precisa ficar atento quanto a qualidade e eficiência da empresa.
Conclusão
Cuidado com as administradoras que só querem cuidar da burocracia, não contribuem e esquecem do atendimento. A principal função do síndico é dar apoio e suporte ao síndico. Contudo, ela também deve contribuir em melhorias, antecipar problemas e direcionar as soluções.
Afinal de contas, ela é uma empresa especializada, lida com diversos empreendimentos e tem vivência em diversas situações.
Analise bem antes de contratar a sua administradora. Verifique referências e procure saber como é o atendimento dela. Isso já será um bom ponto de partida para uma boa contratação. Para lhe ajudar, veja nosso artigo: Atribuições da administradora de condomínios: quais serviços são de sua responsabilidade?
