Checklist das responsabilidades e rotinas financeiras indispensáveis na gestão do seu condomínio

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No dia a dia da administração do condomínio, o síndico tem várias tarefas que fazem parte da gestão financeira. Se ele não for organizado ou não tiver um bom controle, dificilmente conseguirá controlar os gastos e receitas.

As rotinas financeiras em um condomínio, exige do síndico algumas responsabilidades, como:

  • Elaborar e acompanhar a previsão orçamentária;
  • Cuidar das finanças do condomínio;
  • Fazer a prestação de contas aos condôminos;
  • Garantir o pagamento dos tributos;
  • Fazer a gestão dos contratos com terceiros;
  • Entre outros.

Não tente guardá-las na cabeça, pois você se esquecerá de alguma.

Portanto, é necessário organizar, controlar e garantir o cumprimento de todas as rotinas pertinentes à gestão financeira em condomínios para que nenhuma surpresa desagradável apareça.

E qual a melhor maneira de fazer isso? Por meio de checklist!

Por essa razão, elaboramos um checklist contendo as principais responsabilidades e rotinas financeiras indispensáveis na gestão do seu condomínio.

Acompanhe a leitura e saiba quais são.

Emissão e cobrança

A emissão de boletos e respectiva cobrança, devem estar na rotina financeira do síndico. Pois, é fundamental que os condôminos tenham os boletos à disposição em tempo hábil para realizar os pagamentos.

Além disso, é importante realizar o processo de cobrança dos títulos. Sobretudo porque permite melhor controle da inadimplência.

Faz parte do processo de emissão e cobrança:

  • A emissão dos boletos bancários;
  • Controlar pagamentos das cotas condominiais e realizar baixas bancárias;
  • A cobrança administrativa dos inadimplentes por cartas e telefone;
  • A gestão da cobrança de consumo de água e gás, em casos de medição individualizada;
  • Entre outros.

Portanto, a etapa de emissão e cobrança deve ser muito bem executada. Assim, garante a captação do principal recurso financeiro do condomínio: a cota condominial.

Pagamentos

Não existe boa gestão sem controlar os vencimentos dos compromissos financeiros do condomínio. Desta maneira, evita-se ônus decorridos de juros e multas.

Portanto, na gestão das rotinas financeiras de qualquer condomínio é fundamental atentar-se para:

  • datas dos vencimentos dos compromissos com terceiros;
  • destaques de impostos retidos em notas fiscais de prestadores de serviços;
  • data do pagamento dos salários e 13º dos colaboradores.

Dessa forma, ao controlar os pagamentos, o síndico vai garantir a organização das finanças condominial.

Prestação de contas

A prestação de contas é outra etapa importante na gestão financeira do condomínio. É através dela que o condômino toma ciência de como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio.

Todavia, a prestação de contas é obrigada por lei e, portanto, deve ser feita de maneira organizada e precisa para atender as exigências legais.

Uma boa dica é manter os documentos e relatórios, que compõem a pasta de prestação de contas, organizados por tipo de documento e em ordem cronológica.

E como se dá a prestação?

  • Elaboração de demonstrativos de recebimentos, despesas, inadimplentes e posição financeira detalhada;
  • Divulgação das contas mensais aos condôminos;
  • Disponibilidade dos demonstrativos financeiros na Internet;
  • Acompanhamento das aplicações financeiras do condomínio;
  • Elaboração de demonstrativos com a finalidade de fazer acompanhamento e apresentação na AGO.

Gestão fiscal e tributária

Embora não sejam empresas, os condomínios se sujeitam às obrigações fiscais e tributárias praticadas pelas entidades empresariais.

Por exemplo, o condomínio é obrigado a ter CNPJ, recolher tributos retidos na fonte e a entregar obrigações assessórias ao governo, como é o caso da DIRF e do eSocial.

Portanto, é necessário adotar algumas medidas com vistas a praticar uma boa gestão fiscal e tributária. Tais como:

  • Análise de documentação de todos os prestadores de serviços para fins de definição de tributos a serem retidos e recolhidos na fonte; parcelamentos e situação fiscal;
  • Acompanhamento da situação de prestadores de serviços e fornecedores com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos;
  • Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos federais na entrega anual da DIRF;
  • Controle de pagamentos a prestadores de serviços autônomos e verificação de cadastro junto aos órgãos fiscalizadores competentes, para fins de retenção e recolhimento dos tributos devidos.
  • Obtenção de certidões negativas de débitos tributários de competência federal, estadual, municipal e previdenciária.

Sendo assim, administre bem a parte fiscal e tributária do condomínio, pois é uma área que demanda bastante atenção na gestão financeira condominial.

Use a tecnologia para facilitar a gestão financeira do seu condomínio

Sabemos que muitos síndicos têm dificuldades quanto às finanças. As rotinas não se resumem em emitir boletos e cobrar.

Uma gestão financeira requer análise e entendimento das informações. De modo que seja possível identificar quais pontos merecem maior atenção.

Ferramentas de gestão condominial como o Portal da Verti, facilitam muito a vida do síndico. Principalmente na gestão financeira.

O App/Portal da Verti possui uma área de finanças com recursos fáceis de utilizar e que permitem a verificação de como andam as contas do condomínio.

No portal o síndico tem a sua disposição:

  • Gráficos e Planilhas online;
  • Prestação de contas online;
  • Verificação das cotas pendentes;
  • Histórico de pagamentos;
  • Emissão de boleto e
  • Emissão de certidão negativa de débitos condominiais.

Ainda na área de finanças, é possível gerar relatórios, baixar e imprimir os arquivos. Tudo isso para facilitar a vida do síndico e condômino!

Somente uma administradora de condomínio como a Verti para CONECTAR O SEU CONDOMÍNIO ÀS MELHORES SOLUÇÕES. Investimos em tecnologia para facilitar a vida de todos os envolvidos no empreendimento desde a construtora, passando pela equipe administrativa do condomínio e moradores.

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