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Estamos próximos de encerrar mais um ano difícil para todos nós, agora é relaxar um pouco, montar a decoração natalina e pensar em novos caminhos. No condomínio é a hora do síndico planejar o novo ano, prestar contas do mandato vigente, organizar a escala de funcionários e cuidar para que todos fiquem bem e em segurança durante as festividades.

Neste artigo vamos apresentar algumas dicas para o síndico encerrar o mês de dezembro e se preparar para o ano que entra.

Questões de escala de funcionários, pagamentos, organização financeira, previsão orçamentária e apresentação de contas ainda estão na pauta de dezembro. Assim, como os cuidados com a segurança durante as festividades.

Veja 4 dicas de como o síndico pode terminar o ano com tudo em ordem e planejar o próximo com as ferramentas disponíveis no Portal da Verti.

1) Preparar a prestação de contas

Normalmente, no final de dezembro ou começo janeiro, haverá uma assembleia para aprovar as contas do ano e ratificar a previsão orçamentária do próximo.

Organize a pasta do condomínio com documentação necessária para a apresentação ao conselho. A Verti fornece mensalmente a pasta digital já organizada para facilitar o trabalho do síndico e Corpo Diretivo.

Analise antes de apresentar os resultados. Se necessário, entre no portal da Verti e busque mais detalhes de alguma conta. Na sua área de finanças existem funcionalidades que permitem detalhar as despesas ou receitas.

Após a aprovação, o próximo passo é a previsão orçamentária. O balanço contábil consolidado e os demonstrativos de despesas organizados, facilitam para o síndico fazer esta previsão.

Não deixe de observar pontos importantes como, por exemplo: fundos de reserva, obras e histórico de inadimplências.

Importante: conhecer a saúde financeira do condomínio é pré-requisito para o síndico planejar o novo ano.

2) Protocolos de segurança com a COVID-19 e com o período de férias

Com a pandemia, o Natal e o Réveillon não serão como nos anos anteriores. Os protocolos de segurança para a covid-19 devem continuar sendo seguidos.

O síndico deve reforçar as orientações de higiene e limpeza, circulação e aglomeração de pessoas em áreas comuns, que precisa ser evitada.

Reforce as orientações de segurança para a portaria, funcionários e moradores.

Utilize sua área de comunicação no Portal da Verti para criar comunicados de forma simples e rápida.

Emita comunicados para:

– lembrar as medidas de segurança para quem for viajar. Como, por exemplo, desligar equipamentos eletrônicos, fechar registros (especialmente o gás), verificar torneiras e janelas abertas.

– enfatizar as regras de sociabilidade e barulho para aqueles que ficarem em casa. Será um momento em que as pessoas podem extravasar tudo que passaram no ano. Entretanto, deve-se respeitar as normas do condomínio.

Para o síndico planejar o novo ano, questões de isolamento devem ser mantidos e a segurança precisa de mais atenção.

3) Não deixe de organizar financeiramente o ano seguinte

Assembleia à parte, para o síndico planejar o novo ano, a organização financeira não pode ser deixada de lado. O ritmo continua o mesmo.

Planejar ações com antecedência vai otimizar seu tempo e energia. Aproveite para verificar, rever e analisar:

  • seguro do condomínio;
  • renovação de contratos;
  • 13º salário e férias dos funcionários;
  • Histórico de gastos: manutenções preventivas, pagamentos de fornecedores, impostos, contas de consumo, despesas não programadas;
  • A receita do ano; e
  • Percentual de inadimplência.

Use o portal da Verti para analisar o fluxo financeiro do ano que se encerra. Sempre se tem a aprender com experiências vividas durante o ano.

No menu finanças você encontrará funcionalidades que lhe permitem fazer esse balanço e verificar quais melhorias serão necessárias para o próximo ano.

Uma boa análise financeira permite ao síndico planejar o novo ano para uma gestão mais tranquila e ciente dos recursos que o condomínio dispõe.

4) Planeje a escala de funcionários para Natal e Ano Novo

Como comentamos acima, a época de Natal e Ano Novo requer alguns cuidados especiais. Lembre-se de montar um plano de revezamento junto aos funcionários. São dois feriados próximos que pode acumular férias.

Os serviços de limpeza, manutenção e segurança não podem parar por completo.

Com certeza aumentará o lixo. Desse modo, lixeiras e depósitos de lixo devem ser os locais de maior atenção. Importante lembrar que o acúmulo provoca o aparecimento de baratas, ratos e odores desagradáveis.

Se necessitar de um folguista é importante avisar aos moradores quem é o funcionário temporário e quem substituirá. Oriente o zelador a passar o trabalho detalhadamente.

Resumindo

A chegada de um novo ano demanda atividades específicas na administração de qualquer condomínio. Além de se preparar para as festas, cabe ao síndico planejar o novo ano.

A gestão financeira sempre é um ponto que deve ser observado com atenção, portanto, é imprescindível ter ferramentas que ajudem na análise detalhada.

O portal da Verti possui ferramentas que ajudam o síndico a planejar fim de ano. Conheça as funcionalidades para administração de condomínios e facilite a sua gestão no próximo ano. Portal de gestão condominial da VERTI: seu condomínio administrado com um toque.

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