Coworking em condomínio: como implantar, organizar e definir as regras

O coworking em condomínio é um espaço compartilhado criado para que moradores possam trabalhar, estudar, participar de reuniões e realizar atividades profissionais sem sair do prédio.

Com o crescimento do trabalho remoto e híbrido, esse ambiente passou a fazer parte dos projetos de muitos condomínios residenciais. Além disso, o espaço pode oferecer mais praticidade, melhorar o aproveitamento das áreas comuns e contribuir para a valorização do imóvel.

Entretanto, a implantação exige planejamento. Por isso, o condomínio precisa avaliar o espaço disponível, os custos, a infraestrutura, a segurança, a acessibilidade e as regras de utilização.

Além disso, dependendo da obra, da destinação atual da área e das regras previstas na convenção, o projeto pode precisar de aprovação em assembleia.

Neste conteúdo, portanto, você vai entender como criar um coworking em condomínio, quais equipamentos são necessários, como organizar as reservas e quais cuidados ajudam a evitar conflitos.

O que é um coworking em condomínio?

O coworking em condomínio é uma área comum preparada para atividades de trabalho, estudo, reuniões e videochamadas.

Em geral, o espaço possui mesas, cadeiras, tomadas, internet e iluminação adequada. Além disso, dependendo do projeto, também pode contar com cabines acústicas, sala de reunião, impressora e equipamentos para videoconferências.

O objetivo, portanto, é oferecer aos moradores uma estrutura mais adequada do que improvisar um escritório na sala, no quarto ou em outras áreas da unidade.

Além disso, o coworking permite que o morador trabalhe próximo de casa sem precisar utilizar um escritório externo.

Qual é a diferença entre coworking e sala de reunião?

A sala de reunião costuma ser utilizada por períodos específicos e por grupos menores. Já o coworking funciona como um espaço compartilhado para atividades individuais ou coletivas.

Por isso, o projeto pode reunir diferentes ambientes, como:

• estações individuais de trabalho;
• mesa compartilhada;
• sala de reunião;
• cabines para chamadas;
• espaço de espera;
• área de apoio;
• ambiente para estudos.

Entretanto, o condomínio deve avaliar sua realidade. Assim, um prédio com poucos moradores pode começar com uma sala simples, enquanto um condomínio maior pode precisar de diferentes ambientes.

Quais são os benefícios do coworking em condomínio?

A criação de um espaço de coworking no condomínio pode gerar benefícios para moradores, síndicos e proprietários.

Mais comodidade para trabalhar

Primeiramente, o morador consegue realizar suas atividades profissionais sem enfrentar deslocamentos diários.

Além disso, pode separar melhor o ambiente residencial do ambiente de trabalho.

Melhor aproveitamento das áreas comuns

Salas pouco utilizadas podem receber uma nova função. Dessa forma, o condomínio aproveita melhor sua estrutura.

Entretanto, qualquer alteração precisa considerar a destinação da área e as regras internas.

Redução de improvisos nas unidades

Nem todos os apartamentos possuem espaço para um escritório.

Por isso, o coworking oferece uma alternativa para moradores que precisam de silêncio, internet estável e mobiliário adequado.

Valorização do condomínio

Além disso, um coworking bem planejado pode aumentar a atratividade do empreendimento para pessoas que trabalham remotamente.

Contudo, a existência do espaço, isoladamente, não garante uma valorização específica. Afinal, a conservação, a localização, a infraestrutura e a qualidade da gestão também influenciam a percepção do imóvel.

Integração entre os moradores

Da mesma forma, o coworking pode aproximar profissionais de diferentes áreas e estimular trocas de experiências.

No entanto, a socialização deve respeitar o objetivo principal do ambiente, que é oferecer condições adequadas para concentração e produtividade.

Quais condomínios podem criar um coworking?

Condomínios novos e antigos podem avaliar a implantação de um coworking.

Nos empreendimentos novos, por exemplo, o espaço pode fazer parte do projeto original. Já nos condomínios existentes, pode ser necessário adaptar uma área comum.

Alguns espaços que podem ser analisados são:

• sala de reunião pouco utilizada;
• antiga sala de jogos;
• área administrativa desocupada;
• salão de festas em horários determinados;
• área comum subutilizada;
• espaço previsto em um projeto de modernização.

Entretanto, o condomínio não deve ocupar áreas técnicas, rotas de fuga, espaços de circulação ou locais necessários à operação do prédio.

Além disso, é importante verificar ventilação, iluminação, acessibilidade, segurança e capacidade elétrica.

Como deve ser um espaço de coworking no condomínio?

Primeiramente, o projeto precisa considerar a quantidade estimada de usuários e o tipo de atividade realizada.

Além disso, o ambiente deve ser funcional, confortável e fácil de manter.

Internet rápida e estável

A conexão precisa suportar vários dispositivos ao mesmo tempo.

Além disso, é recomendável separar a rede do coworking das redes administrativas e operacionais do condomínio.

Dessa forma, a gestão reduz riscos de acesso indevido a sistemas internos.

Mobiliário ergonômico

Mesas e cadeiras devem proporcionar conforto durante períodos prolongados.

Além disso, o mobiliário precisa facilitar a circulação e permitir diferentes formas de utilização.

Tomadas bem distribuídas

Da mesma forma, o ambiente deve possuir pontos de energia suficientes para notebooks, monitores e carregadores.

Por isso, o uso excessivo de extensões e adaptadores deve ser evitado, pois pode comprometer a segurança.

Iluminação adequada

A iluminação natural é importante. Entretanto, deve ser complementada por um projeto de iluminação artificial.

Assim, o ambiente permanece confortável durante todo o período de funcionamento.

Conforto acústico

Videochamadas e reuniões podem gerar ruídos. Por isso, o projeto pode incluir cabines acústicas ou uma sala separada.

Além disso, materiais que ajudam a absorver o som podem melhorar a experiência dos usuários.

Climatização e ventilação

O coworking precisa oferecer ventilação adequada e conforto térmico.

Entretanto, a instalação de ar-condicionado deve considerar consumo de energia, manutenção e viabilidade técnica.

Acessibilidade

Além disso, o espaço deve ser pensado para atender diferentes moradores.

Isso envolve circulação, largura das passagens, acesso ao mobiliário e utilização dos equipamentos.

Leia também: acessibilidade em condomínios e inclusão nas áreas comuns.

Recursos de apoio

Dependendo do orçamento e da demanda, o condomínio pode disponibilizar:

• impressora compartilhada;
• monitor para apresentações;
• televisão ou tela para reuniões;
• quadro de apoio;
• bebedouro;
• armários temporários;
• cabos e adaptadores;
• equipamentos para videoconferência.

Entretanto, quanto maior a estrutura, maiores serão os custos de manutenção e controle.

Quais regras devem existir no coworking em condomínio?

As regras são essenciais para organizar o uso do espaço e evitar conflitos.

Por isso, elas devem ser claras, acessíveis e aplicadas de maneira uniforme.

Agendamento prévio

Primeiramente, o condomínio pode utilizar um aplicativo, portal, livro de reservas ou sistema interno para organizar os horários.

Além disso, a reserva deve indicar qual ambiente será utilizado e por quanto tempo.

Limite de permanência

Quando a procura é elevada, pode ser necessário limitar o período de utilização por unidade.

Dessa forma, um único usuário não ocupa o espaço durante todo o dia.

Horário de funcionamento

Além disso, o condomínio deve definir os horários de abertura e encerramento.

Essa decisão precisa considerar segurança, limpeza, disponibilidade de funcionários e proximidade com as unidades.

Controle de ruídos

Chamadas, reuniões e conversas devem ocorrer em volume adequado.

Quando houver cabines ou salas específicas, por exemplo, esses ambientes devem ser utilizados para atividades que geram mais ruído.

Limpeza e organização

Cada usuário deve retirar objetos pessoais, descartar resíduos e deixar a estação organizada.

Além disso, o condomínio precisa definir a frequência da limpeza profissional.

Responsabilidade pelos equipamentos

As regras também devem informar como utilizar impressoras, telas, controles e outros equipamentos.

Da mesma forma, é importante estabelecer como comunicar danos ou falhas.

Alimentos e bebidas

O condomínio pode permitir apenas recipientes fechados ou restringir a alimentação a uma área específica.

Assim, a gestão ajuda a proteger equipamentos e mobiliário.

Uso por menores de idade

Se o espaço também for utilizado para estudos, o regulamento deve indicar se menores podem permanecer sozinhos e quais regras precisam cumprir.

Penalidades por uso inadequado

Por fim, as consequências por descumprimento devem respeitar a convenção, o regimento interno e o procedimento adotado pelo condomínio.

Portanto, o condomínio não deve criar punições improvisadas ou sem fundamento nas regras aplicáveis.

O coworking pode receber clientes e visitantes?

A entrada de clientes, fornecedores ou parceiros precisa ser avaliada com cuidado.

Afinal, um coworking condominial não deve funcionar automaticamente como escritório aberto ao público.

O fluxo frequente de visitantes pode afetar:

• o controle de acesso;
• a segurança;
• a rotina da portaria;
• o uso dos elevadores;
• a disponibilidade do espaço;
• o consumo de recursos;
• a tranquilidade dos moradores.

Por isso, as regras devem estabelecer se visitantes serão permitidos, quantas pessoas poderão entrar e como será feita a identificação.

Além disso, pode ser necessário limitar reuniões presenciais ou exigir reserva de uma sala específica.

Leia também: controle de acesso e bom senso na portaria do condomínio.

É permitido exercer atividade comercial no coworking?

O trabalho remoto realizado pelo morador não significa, necessariamente, que o condomínio está permitindo uma atividade comercial com atendimento aberto ao público.

Por outro lado, algumas atividades podem gerar circulação intensa, armazenamento de mercadorias, barulho ou aumento de entregas.

Por isso, o condomínio deve diferenciar:

• trabalho remoto individual;
• reuniões ocasionais;
• atendimento frequente de clientes;
• cursos e eventos;
• produção ou armazenamento de mercadorias;
• atividades incompatíveis com a finalidade residencial.

Em caso de dúvida, portanto, o síndico deve consultar a convenção, o regimento e a assessoria jurídica.

É necessário fazer assembleia para criar coworking no condomínio?

Em muitos casos, a implantação precisa ser discutida e aprovada em assembleia. Entretanto, a exigência e o quórum dependem do projeto.

Por isso, é necessário analisar fatores como:

• destinação atual da área;
• tipo de adaptação necessária;
• classificação da obra;
• valor do investimento;
• forma de pagamento;
• regras previstas na convenção;
• impacto na utilização das áreas comuns;
• eventual alteração do regimento interno.

Se o espaço já possui finalidade compatível e serão feitas apenas adaptações simples, o procedimento pode ser diferente daquele exigido para uma alteração relevante de destinação.

Por outro lado, transformar definitivamente uma área comum destinada a outra finalidade pode exigir um quórum específico.

Portanto, o síndico não deve definir o quórum apenas com base em uma regra genérica. Antes da convocação, é recomendável analisar a convenção e obter orientação jurídica.

O que deve ser apresentado na assembleia?

Uma proposta bem preparada aumenta a qualidade da decisão.

Por isso, o síndico deve apresentar informações objetivas sobre o projeto.

A pauta pode incluir:

• justificativa para a criação do espaço;
• resultado de pesquisa com os moradores;
• local sugerido;
• planta ou projeto básico;
• orçamentos;
• valor total da implantação;
• forma de pagamento;
• impacto nas despesas mensais;
• previsão de manutenção;
• horários de funcionamento;
• proposta de regulamento;
• regras para visitantes;
• previsão de início e conclusão.

Além disso, a ata deve registrar de maneira clara o que foi aprovado.

Para projetos que envolvem reformas mais amplas, consulte o material da Verti sobre como aprovar reformas e modernizar o condomínio.

Como implantar um coworking em condomínio?

A implantação pode ser organizada em etapas.

1. Faça uma pesquisa com os moradores

Primeiramente, o condomínio precisa saber se existe demanda.

Por isso, a pesquisa pode abordar:

• quantos moradores trabalham remotamente;
• quantos dias por semana utilizariam o espaço;
• quais horários têm maior procura;
• se há necessidade de sala de reunião;
• se os usuários precisam de cabines;
• quais equipamentos seriam úteis.

2. Avalie o espaço disponível

Depois disso, o condomínio deve identificar áreas que possam receber o projeto.

Além disso, o local precisa ter acesso seguro, iluminação, ventilação, energia e condições adequadas de circulação.

3. Verifique as regras e os documentos

Antes da contratação da obra, a convenção e o regimento devem ser analisados.

Além disso, é importante verificar se o espaço possui uma destinação específica.

4. Solicite orçamentos

Em seguida, o orçamento deve separar os custos de:

• projeto;
• obra civil;
• elétrica;
• internet;
• mobiliário;
• climatização;
• isolamento acústico;
• equipamentos;
• acessibilidade;
• manutenção.

5. Defina a forma de pagamento

O projeto pode ser pago com recursos disponíveis, fundo específico ou cobrança aprovada pelos condôminos.

Entretanto, a decisão precisa respeitar o orçamento e as regras internas.

6. Aprove o projeto quando necessário

Após reunir as informações, o síndico pode convocar a assembleia com uma pauta objetiva.

Além disso, é recomendável disponibilizar previamente os documentos relevantes.

7. Execute a obra com acompanhamento

Durante a execução, a gestão deve acompanhar prazos, pagamentos, qualidade dos materiais e cumprimento do projeto.

Além disso, precisa verificar as exigências técnicas e de segurança aplicáveis.

8. Implante um período de teste

Por fim, o condomínio pode iniciar o funcionamento com regras provisórias.

Depois de algumas semanas, a gestão consegue identificar horários de maior demanda, falhas no sistema de reserva e necessidades de ajuste.

Quanto custa criar um coworking em condomínio?

O custo depende da estrutura existente e do nível de adaptação.

Por exemplo, uma sala já preparada pode exigir apenas mobiliário, internet e pequenos ajustes.

Por outro lado, uma obra completa pode envolver:

• alterações elétricas;
• instalação de rede;
• climatização;
• tratamento acústico;
• pintura;
• adequação de acessibilidade;
• mobiliário planejado;
• equipamentos eletrônicos;
• controle de acesso.

Além do investimento inicial, é necessário calcular as despesas recorrentes.

Entre elas estão internet, energia elétrica, limpeza, manutenção do ar-condicionado, reparo do mobiliário e reposição de materiais.

Por isso, a análise não deve considerar apenas o custo da obra.

Como dividir os custos do coworking?

A forma de rateio depende das regras do condomínio e da decisão aprovada.

Por isso, algumas possibilidades que podem ser avaliadas são:

• pagamento com recursos já disponíveis;
• utilização de fundo aprovado para melhorias;
• rateio extraordinário;
• implantação em etapas;
• contratação de fornecedores por fases;
• cobrança de reserva, quando juridicamente e administrativamente viável.

Entretanto, a cobrança individual pelo uso precisa ser analisada com cuidado. Afinal, ela envolve regras administrativas, critérios de acesso e possíveis impactos contábeis.

Portanto, antes de criar uma tarifa, o condomínio deve buscar orientação profissional.

Como controlar as reservas do coworking?

O controle pode ser feito por aplicativo, portal, sistema da administradora ou ferramenta específica.

Assim, um processo organizado deve permitir:

• consultar horários disponíveis;
• realizar a reserva;
• cancelar com antecedência;
• limitar o tempo de utilização;
• registrar a unidade responsável;
• controlar reincidências;
• acompanhar a procura pelo espaço.

Além disso, as informações devem ser tratadas de acordo com a finalidade do serviço.

Portanto, não é necessário expor publicamente a agenda completa ou os dados pessoais dos usuários.

Quais cuidados de segurança são necessários?

O coworking deve integrar a rotina de segurança do condomínio.

Por isso, entre os principais cuidados estão:

• controle de acesso ao espaço;
• regras para entrada de visitantes;
• identificação de usuários;
• proteção dos equipamentos;
• rede de internet separada;
• orientação sobre objetos pessoais;
• verificação das instalações elétricas;
• manutenção dos equipamentos;
• preservação das rotas de fuga.

Além disso, o condomínio deve deixar claro que objetos pessoais permanecem sob responsabilidade dos usuários, conforme as regras estabelecidas.

Como cuidar da internet e da privacidade?

A rede compartilhada precisa ser configurada por um profissional.

Além disso, o condomínio deve evitar que usuários tenham acesso a sistemas administrativos, câmeras ou dados internos.

Por isso, boas práticas incluem:

• rede exclusiva para usuários;
• senha atualizada periodicamente;
• equipamentos de rede protegidos;
• controle de acesso administrativo;
• orientações de segurança digital;
• política clara para impressão de documentos.

Também é importante lembrar que o condomínio não deve coletar informações desnecessárias sobre a atividade profissional dos moradores.

Como evitar conflitos no coworking em condomínio?

Grande parte dos conflitos ocorre por falta de regras ou por expectativas diferentes.

Por isso, o condomínio deve definir previamente:

• quem pode utilizar o espaço;
• como realizar a reserva;
• quanto tempo cada unidade pode permanecer;
• se visitantes são permitidos;
• onde realizar videochamadas;
• se alimentos são permitidos;
• como comunicar falhas;
• quais condutas são proibidas;
• como serão tratadas as ocorrências.

Além disso, o síndico precisa aplicar as regras de forma uniforme.

Caso contrário, reservas informais, exceções frequentes e decisões diferentes para situações semelhantes podem gerar insatisfação.

Como a administradora ajuda na criação do coworking?

A administradora pode apoiar o síndico desde o planejamento até o início da operação.

Por exemplo, entre as atividades de apoio estão:

• análise da convenção e do regimento;
• organização de pesquisa com moradores;
• levantamento financeiro;
• comparação de orçamentos;
• preparação da assembleia;
• organização dos documentos;
• elaboração de comunicados;
• apoio na criação do regulamento;
• acompanhamento dos pagamentos;
• controle das despesas;
• avaliação dos impactos no orçamento.

Além disso, uma gestão estruturada ajuda o condomínio a evitar obras sem planejamento e despesas que não foram consideradas.

Entenda também o que faz uma administradora de condomínio na prática.

Veja ainda o que está incluso no valor de uma administradora de condomínio.

Quando modernizar as áreas comuns do condomínio?

A criação de um coworking pode fazer parte de um projeto mais amplo de modernização.

Entretanto, a decisão deve considerar as necessidades reais dos moradores.

Por isso, antes de investir, o condomínio pode avaliar:

• estado de conservação das áreas;
• necessidades de manutenção prioritária;
• disponibilidade financeira;
• perfil dos moradores;
• frequência de utilização;
• impacto nas despesas mensais;
• benefícios esperados;
• possibilidade de implantação por etapas.

Além disso, obras de modernização não devem comprometer serviços essenciais ou a manutenção preventiva.

Leia também: como a manutenção predial ajuda a reduzir custos no condomínio.

Administradora de condomínio em São Paulo

A Verti Administradora está localizada na Rua Estados Unidos, 483, no Jardim América, em São Paulo.

Além disso, a empresa atua ao lado de síndicos e conselhos na organização administrativa, financeira e operacional dos condomínios.

Da mesma forma, oferece suporte para projetos de modernização, gestão de contratos, acompanhamento de fornecedores, comunicação e organização de assembleias.

A Verti atende condomínios em regiões como:

• Jardins;
• Jardim América;
• Jardim Europa;
• Jardim Paulista;
• Jardim Paulistano;
• Itaim Bibi;
• Vila Olímpia;
• Vila Nova Conceição;
• Moema;
• Alto de Pinheiros;
• Morumbi;
• Higienópolis;
• Perdizes;
• Paraíso;
• Vila Mariana;
• Chácara Klabin;
• Saúde.

Por fim, para avaliar uma empresa, confira também como escolher uma administradora de condomínios em São Paulo.

Vale a pena criar um coworking no condomínio?

Sim, desde que exista demanda e o projeto seja financeiramente viável.

Além disso, um coworking em condomínio pode melhorar a experiência dos moradores, aproveitar áreas ociosas e tornar o empreendimento mais funcional.

Entretanto, o espaço não deve ser criado apenas porque se tornou uma tendência.

Por isso, o condomínio precisa avaliar o perfil dos moradores, os custos de implantação, as despesas recorrentes e as regras necessárias.

Além disso, a proposta deve respeitar a convenção, o regimento interno e as deliberações da assembleia.

Assim, quando planejamento, orçamento e comunicação caminham juntos, o coworking deixa de ser apenas uma nova área comum e passa a atender uma necessidade real da comunidade.

Perguntas frequentes sobre coworking em condomínio

O que é coworking em condomínio?

É uma área comum preparada para atividades profissionais, estudos, videochamadas e reuniões. Além disso, o uso deve respeitar as regras definidas pelo condomínio.

É necessário fazer assembleia para criar um coworking?

Depende da destinação da área, do tipo de obra, do investimento e das regras da convenção. Portanto, em muitos casos, o projeto deve ser submetido à assembleia.

O coworking em condomínio valoriza o imóvel?

O espaço pode aumentar a atratividade do empreendimento, especialmente para pessoas que trabalham remotamente. Entretanto, a valorização também depende de localização, conservação e qualidade da gestão.

O morador pode receber clientes no coworking?

Isso depende das regras aprovadas pelo condomínio. Afinal, o recebimento frequente de clientes pode afetar a segurança, a portaria e a disponibilidade do espaço.

O coworking pode ser utilizado por visitantes?

O condomínio deve definir se o uso será exclusivo dos moradores ou se visitantes poderão acessar o espaço. Nesse caso, a identificação e o acompanhamento podem ser exigidos.

É possível cobrar pelo uso do coworking?

A possibilidade deve ser analisada de acordo com a convenção, a decisão da assembleia e as implicações administrativas e contábeis. Portanto, a cobrança não deve ser criada sem avaliação prévia.

Quem paga a internet do coworking?

Normalmente, o custo integra as despesas do espaço. Entretanto, a forma de pagamento deve ser definida no planejamento e aprovada quando necessário.

Quais equipamentos são necessários?

Os itens básicos são mesas, cadeiras, tomadas, iluminação e internet. Além disso, cabines, impressora, monitor e climatização podem ser incluídos conforme a demanda e o orçamento.

Como evitar conflitos no coworking?

O condomínio deve criar regras claras sobre reservas, horários, visitantes, ruídos, alimentação, limpeza e responsabilidade pelos equipamentos. Dessa forma, o uso se torna mais organizado.

Como a administradora pode ajudar?

A administradora pode apoiar a análise financeira, a organização dos orçamentos, a preparação da assembleia, a comunicação e a criação das regras de utilização. Assim, o síndico consegue conduzir o projeto com mais segurança.