Categoria: Administração

Todos sabemos que, para alcançar um certo nível de sucesso e tranquilidade como síndico, a experiência, o conhecimento, a paciência e investimento fazem parte do processo.

Entre estas falhas que podem afetar negativamente a saúde do condomínio, quanto a dele estão:

• comunicação ineficiente;
• ausência de planejamento;
• economias desnecessárias;
• planilhas de monitoramento;
• esforços equivocados;
• não aplicar reajustes;

No artigo deste mês, vamos demonstrar quais os prejuízos emocionais e financeiros que o síndico, provavelmente, irá passar caso não tenha o controle da gestão do seu condomínio.

Descontroles financeiros que viram uma avalanche

O síndico, quando no início de seu mandato, deve entender o que está assumindo.

Analisar a situação atual do condomínio é indispensável.

Verificar as despesas ordinárias e extraordinárias, rever os contratos, o percentual de inadimplência e as negociações em aberto.

Conhecer a administradora, ter uma conexão direta com o profissional que irá orientar e auxiliar nesta gestão. Alinhar método de trabalho e estratégias.

Verificar se precisa reapresentar uma previsão orçamentária, assim você demonstrará segurança e organização na saúde financeira do prédio. Aliás, é uma obrigação prevista no Código Civil (art. 1348, § VI)

Com a ausência de controle financeiro é possível ocorrer atrasos no pagamento de despesas essenciais ao condomínio, como manutenção, segurança e limpeza.

Isso pode resultar em ações judiciais contra o síndico por negligência ou má administração.

Lembre-se que você, síndico, responde por ações civis e trabalhistas. A administradora com experiência e certificação, é uma opção segura para uma parceria de orientação e apoio.

Em casos extremos de mal controle financeiro, a possibilidade do síndico enfrentar problemas legais e penais, incluindo acusações de desvio de fundos ou fraudes é bem real.

Essas questões podem ter sérias consequências pessoais e financeiras.

A saúde do síndico não deve “estar em jogo”

Quando falamos em gestão de pessoas, também nos referimos ao controle da inteligência emocional, mas o que é isso?

Daniel Goleman, considerado o criador da inteligência emocional, diz que a IE é a habilidade de identificar, avaliar e controlar as próprias emoções, das outras pessoas e de grupos.

Para tal, é necessário desenvolver um conjunto de habilidades, o que inclui linguagem corporal, observação, reflexão e a comunicação eficaz, tanto com outros quanto consigo mesmo.

Sabendo lidar com as diversas situações financeiras, mesmo em pontos altos e baixos, o síndico com esta habilidade irá evitar situações tal qual:

• conflitos e tensões;
• estresse e ansiedade;
• pressão de expectativas;
• impacto em sua qualidade de vida.

Para evitar esses prejuízos emocionais e de saúde, é essencial que os síndicos implementem práticas financeiras sólidas

Além disso, buscar apoio de profissionais qualificados, que uma administradora de condomínios qualificada tem, e efetuar uma gestão financeira com especialistas de forma clara, transparente, unindo tecnologia & atendimento, aliviando o fardo financeiro e emocional.

Outro ponto, que já tratamos em nosso blog foi a Comissão do bem-estar. É mais uma possibilidade que irá auxiliar na questão de relacionamento e convivência.

Lembre-se que todo conhecimento que você tem sempre será pouco.

Esteja atualizado pois as variáveis neste ramo são muitas e para cada área sempre haverá alguma modificação/atualização.

Cuidar do dinheiro dos outros não é fácil, sendo assim, capacite-se cada vez mais para fazer uma boa administração e levar uma vida saudável e equilibrada.

É fundamental que os síndicos reconheçam a importância desse aspecto de gerenciamento condominial e o tratem com a seriedade que merece.

Conte sua experiência. Compartilhe sua ideia. O que você achou?

A Verti Adm. de Condomínios, tem na sua história, certificações de boas práticas e reconhecimento em ser uma das melhores empresas parceiras na administração junto ao síndico. O verdadeiro braço direito em que se tem confiança, eficiência e experiência

Venha nos conhecer!

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Chegamos em mais um final de ano! E como foi sua gestão no condomínio? Foi boa, tranquila, teve alguma dificuldade? Seja como for, agora é o momento de apresentar as contas e dizer de que modo foi o ano no geral, e para isso é necessário convocar uma assembleia.

Para quem já é síndico ou está iniciando, já sabe o que é uma assembleia, entretanto, já pensou em seu significado e importância?

Assembleia de condomínio é uma reunião dos proprietários dos apartamentos com a finalidade de discutir assuntos ou fazer deliberações (por votos) de acordo com a pauta.

Ela está prevista dentro da convenção coletiva de seu condomínio no artigo 1.350 da lei 10.406/22 do Código Civil:

“Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger o substituto e alterar o regimento interno.”

Da mesma forma a convocação é obrigatória e está prevista no art. 1.354: “A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.”

Normalmente quem faz a convocação é o síndico, contudo, os moradores, da mesma forma, podem convocar uma assembleia desde que representem um quarto do total de condôminos.

No mínimo, devem acontecer duas por ano. Veremos mais abaixo.

Neste artigo vamos falar da diferença de assembleia ordinária da extraordinária, por que convocar, particularidades e o que conter na pauta.

Talvez você já tenha conhecimento de alguns desses itens, porém, nunca é demais relembrar conceitos e agregar novas informações, correto? Boa leitura!

Assembleia ordinária e extraordinária

As assembleias ordinárias são aquelas previstas durante o ano. Geralmente são relativas à prestação de contas e a eleição do síndico (de acordo com cada condomínio), pois os dois assuntos, em todo caso, têm um período certo.

As assembleias extraordinárias são acionadas em ocorrências inusitadas, urgentes ou relativas a obras ou manutenção de grandes valores.

Não convoque assembleia sem necessidade, afinal há custos para cada convocação. Consulte sempre a administradora com o objetivo de te orientar.

Como convocar uma assembleia?

A Convenção Coletiva do condomínio é quem define os meios de comunicação para convocação e o prazo de antecedência para o edital.

Atualmente, para entrega do edital, estão previstos a comunicação por e-mail,  aplicativos, elevadores, caixas de correspondência e mural interno. Há síndicos que protocolam a entrega da convocação.

Seja como for, todos os proprietários devem receber o edital com antecedência.

Particularidades das assembleias

Com o surgimento da pandemia da Covid-19, muitos síndicos adaptaram a assembleia para o modo virtual. Hoje, as assembleias podem ser presenciais, virtuais ou híbridas.

A assembleia presencial (ou física) é aquela em que todos se encontram no mesmo local, presencialmente.

A assembleia virtual é aquela promovida pela internet. A fim de que ela ocorra seguem algumas considerações:

• deve ter adesão total dos moradores;
• ela não pode ser proibida pela convenção do condomínio;
• treinamento completo do aplicativo com testes e simulações.

A assembleia híbrida (ou mista) se tornou uma tendência e vem sendo muito utilizada. As reuniões são realizadas por meio dos dois ambientes, virtual e presencial.

Para que isso aconteça, seguem os mesmos preceitos da assembleia virtual, conforme descrito acima.

Um ponto bastante importante é que tenha uma equipe bem-preparada para cuidar de toda logística tal qual boa internet, telão, caixas de som, equipamentos, microfone etc.

Seja qual for a modalidade da assembleia, todos os formatos estão de acordo com o sistema jurídico do Brasil.

Como fazer um edital com uma pauta bem-feita

A pauta da assembleia é quem vai definir os temas a serem tratados. Assuntos fora dela podem ser indeferidos de acordo com a decisão do presidente da mesa.

A pauta deve ser listada com os temas a serem tratados e o que será deliberado, ou seja, colocado em votação.

O edital, apresentado no mínimo 10 dias antes, deve conter o texto de convocação, local, horário de primeira e segunda chamada, pauta e informar que somente os adimplentes é que terão direito a voto.

Planeje sua pauta. Não dê brechas. Seja claro e objetivo.

Percebeu quanta informação e preparativos devemos ter para realizar uma assembleia?

Tenha um bom senso de não a estender com muitos assuntos, evitando que a assembleia fique longa e cansativa.

Caso haja “assuntos diversos”, a discussão ficará apenas para debate, mas não pode haver qualquer tipo de deliberação.

Convoque a assembleia corretamente para que tudo se desenvolva sem problemas.

A Verti foi uma das pioneiras na implementação de assembleias virtuais. Temos experiência e know-hall para auxiliar qualquer condomínio nesta área e todas as ferramentas necessárias para o síndico fazer uma ótima gestão.

E aí, curtiu o texto? Gostou? Faltou algo? Deixe seu comentário aqui!

Estamos no final do ano e o Natal se aproximando.

É um clima de festa e de celebração, mas é uma época muito importante, também, para o síndico. É o momento de fazer a previsão orçamentária para 2023.

A previsão orçamentária é a programação de toda logística para o ano que virá. Temos que ver questões sobre manutenções recorrentes e a serem planejadas, investimentos, benfeitorias, presunção de inadimplências, cortes de gastos etc.

É obrigatório apresentar aos condôminos?

Sim! A previsão orçamentária consta no código civil, no artigo 1348 §6:

“Art. 1.348. Compete ao síndico:

VI – Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; ”

Esta previsão faz parte da Assembleia Geral Ordinária do condomínio. Dentro da pauta da aprovação das contas do ano, já se coloca a estimativa do ano que vem.

Por que é tão importante?

A previsão orçamentária é um recurso de análise e execução de como será usado todo o dinheiro do condomínio. Deve ser feita com calma, de preferência com o conselho fiscal e ficar atento aos detalhes.

Quando o conselho fiscal participa neste processo e acompanha tudo durante o ano, ele se tornará um aliado na aprovação de contas sem problemas.

Nesse check-list apontamos alguns itens como:

• Impostos;
• Material de limpeza;
• Folha de pagamento;
• Equipamentos de segurança;
• Admissão ou rescisão de funcionários;
• Contribuições previdenciárias;
• Manutenção preventiva;
• Renovação de contratos;
• Fundo de reserva.

Da mesma forma, não podemos esquecer os gastos sazonais, ou seja, de momentos específicos como aumento de água no verão, acréscimo de energia elétrica nas férias das crianças, gastos com decoração no Carnaval, Dia das Crianças ou Natal (se for o caso).

E o papel da administradora?

Ela é fundamental nessa tarefa. A administradora tem toda a experiência e dados concretos para ajudar o síndico neste prognóstico.

Uma boa administradora deve ser parceira neste momento orientando o síndico de todas as contas ordinárias, prioridades, reservas e margens para imprevistos.

A Verti, por exemplo, referência em toda região metropolitana, além de exercer esse papel de cumplicidade e domínio, dispõe de um aplicativo eficiente e fácil para ajudar o síndico nesta preparação.  https://admverti.com.br/servico/

Quais são os passos para fazer uma boa previsão orçamentária?

Este planejamento requer uma metodologia bem pensada e crítica.

Seguem algumas sugestões:

• Fique de olho na inadimplência;
• Leve em conta a inflação e reajustes de serviços;
• Liste obras que deverão ser feitas no ano que virá;
• Programe um fundo para imprevistos e gastos extras;
• Organize as contas ordinárias (água, luz, telefone, gás, salários);
• Reveja contratos de manutenções (jardim, elevadores, CFTV, piscina, extintores etc).

Percebeu como é vital para a saúde do condomínio uma boa previsão orçamentária? E para o síndico, também, pois ele já sabe como será o trabalho durante o ano. Os imprevistos é que darão aquela pequena dor de cabeça.

Além do aplicativo, faça uma planilha pessoal, do seu jeito para visualizar as projeções e gastos.

Ouvir os moradores, é uma outra forma de ajudar na previsão. São poucos os que realmente sabem da situação, porém, entre uma conversa e outra podem vir algumas ideias a fim de aperfeiçoar esta tarefa.

E para finalizar, não tenha receio de falar a verdade.

Não omita informação ou dados que vão afetar os moradores devido a manutenções ou obras. Você, síndico, é o gestor e eles depositaram a confiança da administração em você.

A ideia é mostrar a realidade daquilo que está acontecendo.

Apresentando a previsão orçamentária de forma transparente e objetiva você demonstrará que sabe o que está fazendo e terá credibilidade e apoio de todos para uma gestão eficiente, segura e organizada.

Quem não teve dificuldade com a burocracia em condomínios? Segunda via, aluguel de salão de festas, reserva de churrasqueira. O aplicativo para condomínio veio com o intuito de resolver tudo isso.

A tecnologia vem nos surpreendendo cada vez mais.

A evolução do pensamento humano, do conhecimento e da lógica por meio de instrumentos e recursos, faz com que novos métodos e aplicativos transformem situações e processos morosos em soluções rápidas e eficientes.

O surgimento dos aplicativos, dos “apps”, vieram para facilitar e trazer comodidade e praticidade ao nosso dia a dia em todas as situações:  financeiro, organização pessoal, gestão corporativa, agendamentos de conteúdos etc. E, da mesma forma, vieram para auxiliar o síndico e condôminos.

Vamos ver neste artigo, quais os benefícios que o aplicativo para condomínio apresenta a todos os envolvidos nesta célula viva e dinâmica de uma forma clara e eficiente.

Uma ferramenta para o síndico e corpo diretivo

Essa ferramenta auxilia na otimização de dados e gestão de pessoas.

Com um pouco de prática, em poucos minutos resolvemos situações no qual poderiam levar tempo demais ou desgaste desnecessário.

E o que é melhor: todos os pedidos são protocolados, registrados e recebemos uma cópia por e-mail.

Como o síndico conduz melhor o prédio

Todos sabemos que não é fácil conduzir condomínios seja residencial ou comercial. Um dos grandes desafios para o síndico é a gestão de pessoas.

Para aqueles que devido a compromissos profissionais ou pessoais, não conseguem conciliar horários e encontrar o síndico presencialmente, com o aplicativo, ele recebe as mensagens de moradores que podem estar com alguma dúvida ou problema ocasional.

Tudo de forma oficial e sem anonimato.

Tendo as informações, o síndico entrará em contato e tomará as devidas providências.

Outro fato que facilita, com o uso do aplicativo do condomínio, é que o síndico /corpo diretivo pode visualizar todos os pagamentos, analisar o fluxo financeiro e ter o controle das contas bancárias.

Com o aplicativo, o síndico tem a percepção completa de todo o administrativo.

Por que um aplicativo facilita a vida do morador?

Para os moradores, o aplicativo para condomínio é uma “mão na roda”.

Com ele o morador pode fazer diversas tarefas como:

• alugar salão de festas;
• denunciar irregularidades;
• gerar boleto de segunda via;
• enviar mensagens ou dúvidas;
• visualizar históricos de pagamentos;
• anunciar nos classificados de ordem interna.

Além disso, também pode visualizar:

• circulares;
• regimento interno;
• convenção coletiva;
• atas de assembleia;
• leis do condomínio;
• recebimento de encomendas.

Agora, o que foi um grande salto neste processo de tecnologia foi a realização de assembleia on-line. Uma possibilidade que despontou durante a pandemia.

Tanto é que, mesmo depois, com a possibilidade novamente de ser presencial, alguns condomínios estão mantendo virtual para que haja possibilidade de mais condôminos participando no conforto de seu lar.

O aplicativo da Verti permite que a gestão condominial do seu prédio tenha maior eficiência, agilidade e transparência.

Lá existe uma área de finanças com recursos que permitem você acompanhar mensalmente a saúde financeira do condomínio. São recursos fáceis de utilizar e que permitem a verificação de como andam as contas do condomínio.

É possível gerar relatórios, baixar e imprimir os arquivos.

O contato pode ser feito com a intenção de efetuar a abertura de ocorrências, falar com o síndico ou com a administradora.

Chega de preenchimento de papeladas. O condomínio economiza com a emissão de papel e impressos. Colaborando, também, para a sustentabilidade do meio ambiente.

Através do nosso aplicativo/portal, realizamos enquetes, eventos e fóruns baseados nas comunicações recebidas de todos os moradores.

Nossa equipe especializada em condomínio, gestão e TI, desenvolveu um aplicativo fácil de mexer pensando na sua comodidade, autonomia, tempo e conforto.

Você é especial para a Verti.

Consulte-nos e sinta a diferença.

Suponha uma tarde chuvosa! A moça do apartamento 22 foi discutir com o porteiro o porquê de ele não abrir o portão da garagem para ela entrar com as sacolas de compras do supermercado. Lidar de maneira neutra e equilibrada, com reclamações equivocadas, maçantes, assim como coerentes, requer muito da inteligência emocional.

Isso sem contar com negociações com fornecedores, funcionários e prestadores de serviços, como aquela fatura do elevador que vem com uma conta altíssima por peças que custam 40% a menos, se fôssemos comprar direto com o fabricante.

Outro exemplo, o morador do sexto andar chama o síndico no estacionamento para reclamar da cobertura que não tem na vaga dele (mais uma vez…).

Tratar com pessoas de diferentes níveis de temperamentos e de diversas classes sociais requer habilidades específicas, entre elas a gestão de pessoas e a inteligência emocional.

Mas, por que a inteligência emocional é tão importante a favor de quem administra um condomínio? Será que o síndico já pensou nisso? Confira na matéria abaixo.

O que é a inteligência emocional?

Inteligência emocional é a habilidade de administrar positivamente suas próprias emoções e sentimentos mediante cenários diferentes. Além de perceber e analisar a emoção das outras pessoas com o objetivo de um desfecho, temporário ou definitivo, para aquela reclamação estressada.

Não é questão de competência intelectual, mas conforme o próprio nome diz, emocional. É você interagir e se comunicar de forma empática, segura e eficaz.

É a aptidão de ajudar as pessoas a agirem (ou reagirem) de maneira ponderada e coesa.

Quais as vantagens de usar a inteligência emocional?

Esse talento, traz no dia a dia as seguintes vantagens:

• Foco na problemática do caso;
• Prudência nas tomadas de decisões;
• Equilíbrio diante de um ataque insano;
• Consciência das emoções que sentimos;
• Tranquilidade para explicar a melhor solução;
• Resiliência para situações de medo, ansiedade e insegurança.

Tudo isso, fora a questão da autoresponsabilidade e da rápida resolução do impasse a ser deliberado.

Como a inteligência emocional ajuda o síndico?

Vimos acima de que modo a inteligência emocional pode nos ajudar, no nosso dia a dia, em várias situações.

Para o síndico, desenvolver essas aptidões é fundamental. Ele convive com moradores e famílias de diversos níveis sociais e culturais.

A grande dificuldade – por anos de experiência na gestão de condomínios – está na falta de empatia e coletividade. São poucos os condomínios em que há uma conscientização em massa a respeito da coletividade.

E é sobre isto que o síndico deve pensar, em desempenhar uma função voltada para coletividade. Focando-se neste aspecto, ele terá a energia positiva capaz de suportar muitos desafios e contra argumentar reclamações.

Querendo ou não, sempre haverá uma pressão, uma reclamação, uma emergência de manutenção ou, dependendo do caso, falta de funcionário, e, mais uma vez, manter-se calmo e focar na solução é a melhor atitude a se fazer.

O uso da inteligência emocional gera um equilíbrio entre sua vida social, familiar e condominial.

Como fortalecer a inteligência emocional?

Para você, que é síndico, reconhecer seu papel de liderança e sua importância como gestor é fundamental.

Ter um autoconhecimento, também, é uma prerrogativa para a função.

Sugerimos avaliar e prosperar em alguns aspectos, como:

• Colher os feedbacks;
• Ter a capacidade de ouvir;
• Dar atenção aos condôminos;
• Melhorar seu comportamento.

Há no mercado muitos estudos sobre o tema e cursos. O essencial de tudo isso é você querer mudar de forma verdadeira.

Usando a inteligência emocional nas assembleias

Um outro exemplo para usar esta habilidade é mediante uma assembleia em que aparecem moradores de todos os perfis: não só os interessados, mas os curiosos e aqueles que querem por “fogo no parquinho”.

Tensão, discussões, julgamentos e estresses desnecessários são pitadas do que ocorrem num evento assim, fora as responsabilidades e rotinas financeiras a serem demonstradas.

O síndico deve estar calmo, com um olhar atencioso, observador com intenção de dialogar e não discutir. Uma tomada de decisão por conta da emoção e pressão pode piorar tal situação.

Apresentar alternativas para reflexão prestes a acalmar os ânimos pode ajudar no controle do ambiente. Só o conhecimento técnico não será o suficiente para envolver todo o conjunto (físico, emocional, racional) naquele momento.

Por todo o exposto, podemos compreender porque a inteligência emocional é uma habilidade importante na gestão de um condomínio.

A maior competência é a de ouvir, criar uma conexão e direcionar a reclamação para uma situação de análise e a promessa de uma resposta em um tempo curto.

E claro, o síndico não está sozinho, uma boa administradora acompanha todo esse processo dando um suporte para ele absorver o assunto e tomar uma decisão firme e segura.

E a Verti tem este perfil. Está sempre com o síndico oferecendo todo o suporte necessário para que ele trabalhe de forma otimizada, segura e eficiente sem abrir mão de sua qualidade de vida.

Faça-nos uma visita! Entenda porque somos uma empresa renomeada e de total credibilidade.

Sabemos o quanto pode ser complicado gerir uma equipe e lidar com pessoas.

Os funcionários de um condomínio estão diariamente resolvendo problemas e tornando a vida do condômino mais fácil, certo?

Sim, desde que eles sejam treinados para isso, pois muitas vezes pode haver confusão de funções, problemas de insubordinação, intercorrências com condôminos, etc.

Para que situações como essas sejam evitadas, é necessário alinhamento entre todas as partes, por isso a capacitação é imprescindível.

Por que é importante treinar os colaboradores do condomínio?

Condomínio é tudo igual? Com certeza não. Podemos pensar que cada condomínio concentra uma pequena cultura cultivada pelas famílias que ali moram.

Isso por si só já aponta a necessidade de um treinamento ou integração inicial dos novos funcionários, afinal, eles precisam entender como aquele local funciona, como é o trato com os moradores, quais são os limites que devem ser respeitados.

Ações assim previnem insatisfação dos condôminos e uma chuva de reclamações para o síndico, situação que pode afetar a sua gestão.

Outro ponto importante é sobre a responsabilidade de cada funcionário, é necessário haver treinamento ou ao menos um acompanhamento mais próximo nas primeiras semanas após a contratação.

No geral também é importante estimular o zelo e atenção ao que está se fazendo, e o clima de cooperação, de forma que os funcionários sintam-se capacitados, apoiados e motivados.

Todos ganham quando os funcionários são treinados!

Todos os profissionais precisam de treinamento?

Alguns treinamentos e cursos são obrigatórios para determinados profissionais, todos devem estar em dia com as normas regulamentadoras que envolvem a segurança do trabalho.

Como, por exemplo: se você tem um profissional que cuida da elétrica do condomínio, além de ele ter que estar certificado para desempenhar essa função ele também deve estar treinado na NR-10, específica para quem trabalha nessa área.

Certificações como essa, devem ser renovadas com periodicidade, por isso é importante ter um calendário de treinamentos no condomínio.

Mesmo em casos em que os treinamentos não são obrigatórios, é interessante fazê-los com porteiros, zeladores, colaboradores de limpeza e conservação, etc.

Além de trazer mais produtividade e eficiência, você também atualiza e previne os funcionários de situações desagradáveis.

Treinar o porteiro e síndico, por exemplo, sobre uma nova tecnologia a ser implantada no condomínio faz toda diferença na rapidez com que a tecnologia será aderida por todos.

Treinamentos de segurança, também são importantes, para que os profissionais saibam agir diante de uma situação de perigo dentro ou nos arredores do condomínio.

Em quais treinamentos investir?

Existem muitos treinamentos que podem ser úteis para melhorar e garantir a harmonia de serviços de convivência dentro do condomínio.

Podemos começar pelo básico, aquilo que faz um condomínio funcionar, que são os cursos e treinamentos de:

• Manutenção predial, elétrica, limpeza, conservação de jardins e piscinas.

Há também tratamentos que melhoram o comportamento e convivência:

• Relacionamentos interpessoais, vestimenta, ética e atendimento.

E por último os cursos e treinamentos que fazem o condomínio estar um passo à frente:

• Treinamentos de segurança: que ajudam os funcionários a prevenir assaltos, danos ou invasões e a agirem corretamente caso uma situação dessa aconteça.
• Treinamento tecnológico: para conhecer ferramentas de gestão usadas no condomínio, melhorando a eficiência do trabalho.

Encontre esses cursos e treinamentos e capacite seus profissionais

Se você está se perguntando onde encontrar esses treinamentos, há algumas instituições que as oferecem:

• Sindicato da Habitação (Secovi-SP);
• Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC);
• SENAC, etc.

Além de capacitar os colaboradores do seu condomínio, também é importante acompanhar os efeitos de tal capacitação. Verificar se o desempenho realmente melhorou e se os resultados do condomínio estão mais animadores é de suma importância.

Tenha uma equipe pronta e evite problemas! Gostou do nosso artigo de hoje?

Na Verti você fica por dentro de vários assuntos sobre administração condominial.

No dia a dia da administração do condomínio, o síndico tem várias tarefas que fazem parte da gestão financeira. Se ele não for organizado ou não tiver um bom controle, dificilmente conseguirá controlar os gastos e receitas.

As rotinas financeiras em um condomínio, exige do síndico algumas responsabilidades, como:

• Elaborar e acompanhar a previsão orçamentária;
• Cuidar das finanças do condomínio;
• Fazer a prestação de contas aos condôminos;
• Garantir o pagamento dos tributos;
• Fazer a gestão dos contratos com terceiros;
• Entre outros.

Não tente guardá-las na cabeça, pois você se esquecerá de alguma.

Portanto, é necessário organizar, controlar e garantir o cumprimento de todas as rotinas pertinentes à gestão financeira em condomínios para que nenhuma surpresa desagradável apareça.

E qual a melhor maneira de fazer isso? Por meio de checklist!

Por essa razão, elaboramos um checklist contendo as principais responsabilidades e rotinas financeiras indispensáveis na gestão do seu condomínio.

Acompanhe a leitura e saiba quais são.

Emissão e cobrança

A emissão de boletos e respectiva cobrança, devem estar na rotina financeira do síndico. Pois, é fundamental que os condôminos tenham os boletos à disposição em tempo hábil para realizar os pagamentos.

Além disso, é importante realizar o processo de cobrança dos títulos. Sobretudo porque permite melhor controle da inadimplência.

Faz parte do processo de emissão e cobrança:

• A emissão dos boletos bancários;
• Controlar pagamentos das cotas condominiais e realizar baixas bancárias;
• A cobrança administrativa dos inadimplentes por cartas e telefone;
• A gestão da cobrança de consumo de água e gás, em casos de medição individualizada;
• Entre outros.

Portanto, a etapa de emissão e cobrança deve ser muito bem executada. Assim, garante a captação do principal recurso financeiro do condomínio: a cota condominial.

Pagamentos

Não existe boa gestão sem controlar os vencimentos dos compromissos financeiros do condomínio. Desta maneira, evita-se ônus decorridos de juros e multas.

Portanto, na gestão das rotinas financeiras de qualquer condomínio é fundamental atentar-se para:

• datas dos vencimentos dos compromissos com terceiros;
• destaques de impostos retidos em notas fiscais de prestadores de serviços;
• data do pagamento dos salários e 13º dos colaboradores.

Dessa forma, ao controlar os pagamentos, o síndico vai garantir a organização das finanças condominial.

Prestação de contas

A prestação de contas é outra etapa importante na gestão financeira do condomínio. É através dela que o condômino toma ciência de como foram aplicados os recursos financeiros à disposição do condomínio.

Todavia, a prestação de contas é obrigada por lei e, portanto, deve ser feita de maneira organizada e precisa para atender as exigências legais.

Uma boa dica é manter os documentos e relatórios, que compõem a pasta de prestação de contas, organizados por tipo de documento e em ordem cronológica.

E como se dá a prestação?

• Elaboração de demonstrativos de recebimentos, despesas, inadimplentes e posição financeira detalhada;
• Divulgação das contas mensais aos condôminos;
• Disponibilidade dos demonstrativos financeiros na Internet;
• Acompanhamento das aplicações financeiras do condomínio;
• Elaboração de demonstrativos com a finalidade de fazer acompanhamento e apresentação na AGO.

Gestão fiscal e tributária

Embora não sejam empresas, os condomínios se sujeitam às obrigações fiscais e tributárias praticadas pelas entidades empresariais.

Por exemplo, o condomínio é obrigado a ter CNPJ, recolher tributos retidos na fonte e a entregar obrigações assessórias ao governo, como é o caso da DIRF e do eSocial.

Portanto, é necessário adotar algumas medidas com vistas a praticar uma boa gestão fiscal e tributária. Tais como:

• Análise de documentação de todos os prestadores de serviços para fins de definição de tributos a serem retidos e recolhidos na fonte; parcelamentos e situação fiscal;
• Acompanhamento da situação de prestadores de serviços e fornecedores com relação a liminares, ações judiciais e particularidades na retenção de impostos;
• Armazenamento de dados, controle de pagamentos e retenções para prestação de informações de tributos federais na entrega anual da DIRF;
• Controle de pagamentos a prestadores de serviços autônomos e verificação de cadastro junto aos órgãos fiscalizadores competentes, para fins de retenção e recolhimento dos tributos devidos.
• Obtenção de certidões negativas de débitos tributários de competência federal, estadual, municipal e previdenciária.

Sendo assim, administre bem a parte fiscal e tributária do condomínio, pois é uma área que demanda bastante atenção na gestão financeira condominial.

Use a tecnologia para facilitar a gestão financeira do seu condomínio

Sabemos que muitos síndicos têm dificuldades quanto às finanças. As rotinas não se resumem em emitir boletos e cobrar.

Uma gestão financeira requer análise e entendimento das informações. De modo que seja possível identificar quais pontos merecem maior atenção.

Ferramentas de gestão condominial como o Portal da Verti, facilitam muito a vida do síndico. Principalmente na gestão financeira.

O App/Portal da Verti possui uma área de finanças com recursos fáceis de utilizar e que permitem a verificação de como andam as contas do condomínio.

No portal o síndico tem a sua disposição:

• Gráficos e Planilhas online;
• Prestação de contas online;
• Verificação das cotas pendentes;
• Histórico de pagamentos;
• Emissão de boleto e
• Emissão de certidão negativa de débitos condominiais.

Ainda na área de finanças, é possível gerar relatórios, baixar e imprimir os arquivos. Tudo isso para facilitar a vida do síndico e condômino!

Somente uma administradora de condomínio como a Verti para CONECTAR O SEU CONDOMÍNIO ÀS MELHORES SOLUÇÕES. Investimos em tecnologia para facilitar a vida de todos os envolvidos no empreendimento desde a construtora, passando pela equipe administrativa do condomínio e moradores.

Ainda não baixou o nosso APP? Baixe já e descubra como a gestão financeira do seu condomínio será mais eficiente e produtiva.

Contratar administradora de condomínio é um processo que exige muita cautela. Se o síndico não tomar os devidos cuidados e escolher uma empresa sem preparo, pode gerar grandes prejuízos a sua administração. Para não correr esse risco, preparamos 10 dicas para escolher a administradora certa.

A rotina administrativa de um condomínio costuma ser muito complexa e desgastante. Além disso, há uma gama de responsabilidades que precisam ser atendidas.

Por exemplo, atualização de documentos, pagamentos de funcionários e controle das finanças; tudo precisa ser gerenciado. Isso sem contar as rotinas de manutenção do prédio.

Por esse motivo, muitos síndicos, conselhos e moradores preferem delegar essas tarefas para empresas especializadas em gestão condominial. Então, surge a necessidade de contratar a administradora de condomínio.

De fato, há muitas opções no mercado. No entanto, grande parte não dispõe de preparo suficiente para oferecer uma gestão de qualidade. Dessa forma, acabam gerando prejuízos.

Assim, para que você não corra riscos ao contratar uma administradora de condomínios, fizemos esta lista.

São 10 dicas que você precisa se atentar para fazer a melhor escolha para o seu condomínio. Vamos conferir!

#1 – Verifique tempo de atuação e experiência no mercado

Empresas que oferecem um serviço de qualidade conseguem manter-se no mercado por mais tempo. Dessa forma, o período de atuação é um bom indicador de excelência.

#2 – Solicite ficha cadastral, sócios e antecedentes criminais

É muito importante conferir os antecedentes de qualquer prestadora de serviço, bem como seus sócios. Isso manterá seu condomínio longe de problemas judiciais.

#3 – Solicitar referências comerciais

Converse com quem já teve ou tem contratos com a empresa. O que os antigos clientes da administradora de condomínios que você quer contratar falam sobre essa empresa? E os fornecedores?

É possível, ainda, entrar em contato com colegas síndicos e conselhos de outro prédio.

#4 – Analise a formação profissional

Qual é o nível de formação do quadro de profissionais que estão oferecendo o serviço de administração de condomínios? Quais cursos ou capacitações eles participaram? Estão em constante aprendizado?

Com efeito, esse é um aspecto que pode indicar o comprometimento de uma empresa com os seus clientes.

#5 – Verifique se ela possui a certificação PROAD

O PROAD (Programa de Autorregulamentação da Administração de Condomínios) é uma certificadora de empresas que administram condomínios.

A organização é responsável por indicar quais empresas estão qualificadas para oferecer o serviço. Assim, aquelas que apresentarem bons resultados, após uma rigorosa auditoria, recebem um selo identificador.

Além disso, para que uma empresa mantenha o selo, é necessário passar por inspeções periódicas.

As certificações são auditadas por uma organização internacional de certificação, a Bureau Veritas.

Desse modo, esse selo é um ponto importante que você deve observar ao contratar uma administradora de condomínios.

#6 – Conheça a tecnologia e sistemas utilizados

Hoje, existe grande número de ferramentas que facilitam a gestão do condomínio. Permitem que o síndico controle tudo e dê maior transparência ao seu mandato. Além de oferecem aos moradores a possibilidade de acompanhar tudo que acontece na administração do síndico e conforto na contratação de prestadores de serviço.

Dessa forma, verifique se a administradora possui um portal ou APP e quais tecnologias ela usa. Sem dúvida, será um fator importante para uma gestão muito mais eficiente.

#7 – Elaborar contrato de administração claro e minucioso

Ao estabelecer um contrato com qualquer empresa, é importante que ele detalhe os serviços contratados e as responsabilidades.

Se há custos extras ou despesas não contempladas. Tudo deve estar definido ou previsto em contrato.

#8 – Verifique o suporte oferecido na área jurídica

A maior parte das funções de gestão para condomínios requer o apoio jurídico. Esse respaldo é fundamental em questões contratuais com cliente, prestadores de serviço e funcionários.

Por isso, é muito importante contratar uma administradora de condomínios que ofereça suporte técnico jurídico de qualidade. Assim, ao buscar referências sobre a empresa, dê atenção especial a esse ponto.

#9 – Avalie a melhor forma para administrar recursos financeiros

Contratar uma administradora de condomínio não isenta a responsabilidade de síndicos, conselhos e moradores. Mesmo após escolher a administradora, é necessário discutir e participar de questões importantes.

Entre essas está, sem dúvida, a administração dos recursos financeiros. É preciso uma participação ativa para decidir a melhor forma de aplicá-los. Essa é, pois, uma decisão que só quem conhece o condomínio pode tomar.

#10 – Visite a sede da empresa

Independentemente da forma pela qual foi feito o contato (telefone, mensagem ou conversa com representante), visite a sede da empresa. Marque uma reunião e converse com os profissionais que prestarão o serviço.

Essa será uma boa oportunidade para observar o nível de organização da empresa e a postura dos funcionários que lá trabalham.

Conclusão

Após essas 10 dicas, a escolha de uma administradora de condomínios confiável será mais fácil. No entanto, se você não quer perder tempo pesquisando e procurando uma administradora, conte com a Verti.

Somos uma administradora com mais de 25 anos no mercado e certificada pelas principais entidades do setor. Estamos a sua disposição para realizar uma administração eficiente e de qualidade. Entre em contato agora com um de nossos especialistas.